Catering planen: Mengen, Personal, Kosten
Die Fragen, die vor jeder Anfrage kommen, mit echten Zahlen beantwortet. Damit Sie rechnen können, bevor Sie jemanden anrufen.
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Mengen
Wie viele Häppchen pro Person rechnet man bei einem Apéro?
Vier bis sechs Stück pro Person, wenn danach noch ein Essen kommt. Zehn bis zwölf, wenn der Apéro das Abendessen ersetzt. Dauert der Anlass länger als drei Stunden, rechnen Sie pro zusätzliche Stunde etwa ein Stück dazu.
Wie viel Essen braucht man pro Person beim Flying Dinner?
Rechnen Sie mit 400 bis 500 Gramm pro Person für die Hauptgänge, plus Vorspeisen und Dessert. Wo viel gestanden und geredet wird, essen Gäste weniger als dort, wo alle sitzen.
Für wie viele Personen soll ich bestellen, wenn 50 zugesagt haben?
Für 50. Seriöse Caterer kalkulieren den Puffer bereits ein. Wenn Sie unsicher sind, sagen Sie es beim Erstgespräch, statt die Zahl selbst zu erhöhen.
Wie viel Gebäck braucht man pro Person beim Frühstück?
Zwei bis vier Stück pro Gast bei einem vollständigen Frühstück, drei bis vier, wenn es nur Gebäck und Sandwiches sind. Rechnen Sie 150 bis 200 Gramm pro Teller und planen Sie so, dass jeder sich zweimal bedienen kann.
Wie viele Getränke pro Person und Stunde?
Als Faustregel ein Getränk pro Person und Stunde. Beim Wein etwa zweieinhalb Gläser pro Person über einen Abend, beim Bier ein bis zwei Flaschen pro Person und Stunde. Dazu ein bis zwei Liter Wasser pro Person.
Wie viel Eis braucht man?
Etwa ein halbes bis ein Kilo pro Person, wenn Getränke gekühlt und Gläser gefüllt werden. Bei sommerlichen Anlässen im Freien eher mehr.
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Personal
Wie viel Personal braucht ein Anlass mit 100 Gästen?
Beim Flying Dinner rund 15 Servicekräfte, beim servierten Menü rund 20. Dazu Küchenpersonal je nach Menü und ein Barkeeper pro 75 bis 100 Gäste.
Wie viele Servicekräfte pro Gast rechnet man?
Beim servierten Menü rechnen wir mit rund 20 Servicekräften auf 100 Gäste, beim Flying Dinner mit rund 15. Je nach Anlass kann das variieren. Beim Frühstück reicht weniger als beim Abendessen.
Wie viele Barkeeper braucht man?
Einen pro 75 bis 100 Gäste. Bei Open Bar oder gemixten Cocktails eher einen pro 50.
Wie lange ist das Personal vor Ort?
Vom Aufbau bis zum Abbau. Wir kommen zwei Stunden vor Beginn und rechnen etwa eine Stunde für den Abbau.
Was passiert, wenn jemand vom Personal krank wird?
Fragen Sie jeden Caterer danach, bevor Sie buchen. Wir arbeiten mit einem festen Kreis, aus dem wir kurzfristig nachbesetzen können, und Michele oder Felix ist ohnehin selbst vor Ort.
03
Kosten
Was kostet Catering in Zürich pro Person?
Für das Essen ab rund CHF 35 pro Person bei einem Apéro, ab CHF 45 beim Flying Dinner, ab CHF 70 bei einem servierten Menü. Personal, Getränke und Material kommen dazu und werden in der Offerte einzeln ausgewiesen.
Warum ist die Offerte doppelt so hoch wie der Essenspreis?
Weil der Essenspreis nur ein Teil ist. Eine Offerte besteht aus vier Teilen: Essen, Personal, Getränke und Material. Personal, Getränke und Material werden einzeln ausgewiesen.
Was ist bei einem Catering-Preis normalerweise nicht inbegriffen?
Häufig Getränke, Mietmobiliar, Zelte, Floristik, Anfahrt über eine bestimmte Distanz hinaus und Mehrwertsteuer. Fragen Sie bei jeder Offerte nach, was fehlt, und vergleichen Sie erst dann.
Wie vergleiche ich zwei Catering-Offerten richtig?
Rechnen Sie beide auf den Betrag pro Gast inklusive Personal, Getränken und Material um. Prüfen Sie Mehrwertsteuer, wie Getränke abgerechnet werden und wie viel Personal eingeplant ist. Zwei Offerten mit demselben Essenspreis können sich am Ende um vierzig Prozent unterscheiden.
Wird Mehrwertsteuer separat berechnet?
In der Schweiz meistens ja. Achten Sie darauf, ob eine Offerte exklusive oder inklusive 8,1 Prozent Mehrwertsteuer gerechnet ist.
Kostet die Beratung etwas?
Bei uns nicht. Erstgespräch, Konzept und Menüentwurf verrechnen wir nicht. Die Locationsuche ist im Catering inbegriffen. Manche Anbieter rechnen eine Konzeptpauschale, fragen Sie danach.
Was ist Zapfengeld?
Eine Gebühr pro geöffneter Flasche, wenn Sie eigene Getränke mitbringen. Sie deckt Gläser, Kühlung und Service. Fragen Sie danach, bevor Sie selbst einkaufen. Wir verrechnen kein Zapfengeld.
Ist Trinkgeld üblich?
In der Schweiz ist der Service in der Rechnung enthalten, Trinkgeld wird nicht erwartet. Viele Gastgeber geben dem Team am Ende trotzdem etwas, das ist aber freiwillig.
04
Formate verstehen
Was ist der Unterschied zwischen Apéro und Apéro riche?
Ein Apéro besteht aus vier bis sechs Häppchen pro Person und geht einem Essen voraus. Ein Apéro riche ersetzt das Essen: zehn bis zwölf Positionen, meistens mit warmen Elementen und Dessert. Er dauert länger, etwa drei Stunden.
Was ist ein Flying Dinner?
Ein mehrgängiges Menü, das im Stehen serviert wird. Der Service bringt die Gänge nacheinander an kleinen Tellern zu den Gästen, statt dass alle am Tisch sitzen. Gut für Anlässe, bei denen die Leute in Bewegung bleiben sollen.
Was ist ein Stehlunch?
Ein Mittagessen im Stehen, meistens bei Firmenanlässen zwischen zwei Programmpunkten. Warme und kalte Positionen, die man mit einer Hand essen kann, ohne Sitzordnung.
Was sind Znüni und Zvieri?
Die Schweizer Bezeichnungen für den Vormittags- und Nachmittagsimbiss. Im Büro meist Gebäck, Früchte und Kaffee am Vormittag, etwas Herzhaftes am Nachmittag. Beides lässt sich als regelmässige Lieferung einrichten.
Was ist eine Tavolata?
Ein gemeinsames Essen an einer einzigen langen Tafel. Die Gerichte kommen in die Mitte und werden geteilt, statt einzeln angerichtet zu werden. Der Begriff kommt aus dem Italienischen und ist in der Schweiz seit einigen Jahren gebräuchlich.
Was ist Live Cooking?
Das Essen wird vor den Gästen zubereitet statt in einer Küche nebenan. An Kochstationen im Raum oder draussen an offenem Feuer.
Welches Format passt zu welchem Anlass?
Wenn die Gäste in Bewegung bleiben sollen, Apéro oder Flying Dinner. Wenn sie sitzen bleiben sollen, ein serviertes Menü. Wenn alle miteinander reden sollen, eine Tavolata oder Live Cooking.
05
Planung
Wie früh muss man einen Caterer buchen?
Für kleinere Anlässe drei Tage. Für Weihnachtsfeiern reichen fünf Tage, auch wenn sich die Dezemberwochen früh füllen. Für Hochzeiten an Sommersamstagen sechs Monate.
Ab wie vielen Gästen kochen Sie?
Ab zwei Personen beim Privatkoch und beim Boardroom Lunch. Für Flying Dinner, Tavolata und Live Cooking ab 20 Gästen. Nach oben bis 1'500.
Wann muss die definitive Gästezahl feststehen?
Bei uns fünf Tage vor dem Anlass. Diese Zahl ist die Grundlage für Einkauf und Rechnung. Kommen weniger Gäste, wird die gemeldete Zahl verrechnet. Kommen mehr, die tatsächliche.
Wann wird bezahlt?
Bei Aufträgen ab CHF 5'000 werden 50 Prozent bei Auftragsbestätigung fällig. Der Restbetrag ist innerhalb von 10 Tagen nach Rechnungsstellung zahlbar. Offerten sind 90 Tage gültig.
Was passiert, wenn wir absagen?
Bei Aufträgen ab CHF 5'000 werden 50 Prozent bei Auftragsbestätigung fällig. Bis 6 Wochen vor dem Anlass ist eine Absage kostenlos, die Anzahlung wird vollständig zurückerstattet. Zwischen 6 Wochen und 10 Tagen behalten wir die Anzahlung ein. Weniger als 10 Tage vorher wird der volle Betrag für das Essen fällig, ohne Personal und Getränke. Zu diesem Zeitpunkt ist die Ware eingekauft.
Wann muss das Menü feststehen?
Meistens zwei bis drei Wochen vorher, weil Ware bestellt und Personal geplant werden muss. Fragen Sie nach der Frist, bevor Sie zusagen.
Was passiert bei schlechtem Wetter?
Legen Sie beim Erstgespräch einen Plan B fest, bevor Sie buchen. Live Cooking funktioniert unter einem Zelt, und die meisten Abläufe lassen sich nach innen verlegen. Klären Sie auch, wer wann entscheidet.
Wie lange dauert ein Apéro üblicherweise?
Zwei bis drei Stunden. Ein Apéro riche, der ein Abendessen ersetzt, eher drei.
Kann man kurzfristig noch einen Caterer finden?
Wenn es schnell gehen muss, geht es meistens trotzdem. Ein Picknick für zwei ist am nächsten Tag möglich, eine Feier für zweihundert braucht etwas mehr. Je nach Aufwand kommt ein Zuschlag dazu, den wir Ihnen vorher nennen. Fragen Sie an, bevor Sie es aufgeben.
06
Praktisches
Braucht man für einen Anlass im Freien eine Bewilligung?
Auf privatem Grund meistens nicht. Für öffentlichen Grund in der Stadt Zürich braucht es eine Bewilligung, ebenso oft für Musik nach 22 Uhr und für den Ausschank von Alkohol an öffentlichen Anlässen. Klären Sie das mit der Gemeinde, bevor Sie buchen.
Wer kümmert sich um die Bewilligungen?
In der Regel der Gastgeber oder der Betreiber der Location, nicht der Caterer. Fragen Sie früh nach, weil die Fristen je nach Gemeinde einige Wochen betragen.
Wie viel Platz braucht eine Kochstation?
Etwa zwei Quadratmeter. Wir haben schon auf einem kleinen Boot gekocht.
Müssen Allergene deklariert werden?
Ja. In der Schweiz müssen die vierzehn wichtigsten Allergene bei offen angebotenen Speisen auf Anfrage deklariert werden. Wir kennzeichnen alles vor Ort und nehmen Allergien vorher mit der Gästeliste auf.
Was passiert mit dem, was übrig bleibt?
Das hängt vom Caterer ab. Fragen Sie danach, bevor Sie buchen. Bei uns wird daraus Suppe, Marmelade und Essig, die im Glas an Ihre Gäste gehen.
Brauchen wir Strom und Wasser vor Ort?
Für Live Cooking und für Küchenstationen ja. Strom, ein Wasseranschluss in der Nähe und ein Weg für die Anlieferung. Was genau nötig ist, klären wir bei der Besichtigung.
Räumt der Caterer auf?
Bei uns ja, einschliesslich Geschirr, Gläser und Abfall. Fragen Sie das bei jeder Offerte, weil es nicht überall enthalten ist.
07
Den richtigen Caterer finden
Welche Fragen sollte ich einem Caterer stellen?
Wer kocht am Tag selbst. Wie viel Personal eingeplant ist. Was in der Offerte nicht enthalten ist. Wie Getränke abgerechnet werden. Wann die Gästezahl feststehen muss. Was bei Absage gilt. Und ob am selben Tag noch andere Anlässe laufen.
Macht der Caterer an unserem Tag noch andere Anlässe?
Fragen Sie danach. Es ist kein Ausschlusskriterium, aber Sie sollten wissen, ob genug Personal da ist und wer die Verantwortung trägt. Bei uns ist Michele oder Felix an Ihrem Anlass selbst vor Ort.
Sollte ich nach Referenzen fragen?
Ja, und zwar nach Anlässen in ähnlicher Grösse. Ein Caterer, der gut für zwanzig Gäste kocht, tut das nicht automatisch für zweihundert. Fragen Sie nach zwei Referenzen mit vergleichbarer Gästezahl.
Woran erkenne ich, dass das Essen reicht?
An der Kalkulation, nicht am Gefühl. Lassen Sie sich die Mengen pro Person zeigen und vergleichen Sie sie mit den Richtwerten oben. Ein Caterer, der Ihnen keine Mengen nennen kann, hat sie nicht gerechnet.
Was ist wichtiger, das Essen oder die Organisation?
Beides, aber Gäste erinnern sich an das Essen. Eine Studie von The Knot unter 1'000 Hochzeitsgästen zeigt: 73 Prozent nennen das Essen als das, was ihnen am stärksten aufgefallen ist. Die Musik kommt mit 57 Prozent auf Platz zwei.
Kann man ein Menü vorher probieren?
Bei grösseren Anlässen meistens ja. Fragen Sie, ob eine Degustation möglich ist und ob sie verrechnet wird. Wir bringen zum Erstgespräch etwas mit, wenn der Anlass passt.
In welchen Quartieren und Gemeinden arbeiten Sie?
In der ganzen Stadt Zürich, von Kreis 1 bis Kreis 12, also auch in Altstetten, Oerlikon, Seefeld, Enge und Wiedikon. Dazu am Zürichsee, am Obersee und in Zug, Schwyz, Baden, Aarau, Olten, Luzern, Basel, Bern, Winterthur und Schaffhausen.
Rechnen wir es gemeinsam durch
Sagen Sie uns Datum, Ort und ungefähre Gästezahl. Sie bekommen eine Offerte mit Mengen, Personal und Material, alles einzeln aufgeführt.